Jak zorganizować udaną konferencję?

Jak zorganizować udaną konferencję?

1 views
0

Organizacja konferencji to zadanie, które zazwyczaj spada na barki osób związanych z działem marketingu oraz PR w firmie. Zadanie to wymaga nie tylko dobrej organizacji czasu, ale i spełnienia oczekiwań dużej grupy osób. Od czego rozpocząć przygotowania? Jakie elementy są niezbędne, a z jakich możemy zrezygnować?

Podstawą jest znalezienie odpowiedniej sali – większość właścicieli firm decyduje się na organizacje konferencji czy wystawy poza firmą, gdyż zazwyczaj nie ma w nich odpowiednio dużej ilości miejsca. Idealne wydają się być sale hotelowe oraz hotele z salami konferencyjnymi – są one dostosowane do potrzeb większości firm najmujących. W salach takich znajdziemy przede wszystkim miejsca siedząc dla ok. 100 gości. Ważne jest również odpowiednie wyposażenie Sali – poza krzesłami i stołami w Sali powinny znaleźć się rzutniki oraz automatycznie sterowane rolety w oknach, aby w razie konieczności wewnątrz panował półmrok. Gdzie znajdziemy najlepsze sale? Bez wątpienia ą to sale konferencyjne w Warszawie. Jeśli jednak chcemy nieco zaoszczędzić warto wybrać sale w hotelach umiejscowionych poza ścisłymi granicami miasta.

Catering? Hostessy?

Ważnym zagadnieniem podczas trwania konferencji jest zadbanie o to, aby zaproszeni goście mogli się posilić, napić dobrej kawy. Większość hoteli posiadających sale konferencyjne oferuje swoim klientom takie rozwiązania. Możliwość ustawienia na salach konferencyjnych gastronomicznych pojemników z kawą czy herbatą to podstawa! Wiele firm idzie o krok dalej – pragną, aby na ich eventach obecne były stoły słodkie, regionalne.
Dobrym rozwiązaniem jest także zatrudnienie hostess, które będą wskazywały drogę od wejścia do Sali konferencyjnej, jak również mogą odbierać płaszcze, rozdawać numerki z szatni, czy też materiały reklamowe. Hostessy znajdziemy w profesjonalnych agencjach marketingowych.